Il y a des relations commerciales plus simples que d’autres… Lorsqu’on entreprend on croit souvent en la bonne foi des personnes avec qui l’on collabore. Il est cependant essentiel de se protéger pour éviter les situations délicates qui peuvent vous mettre en difficulté.
Votre client demande un remboursement : que faire ?
Il arrive parfois qu’un client annule la mission après son commencement et demande un remboursement du montant déjà versé ou ne souhaite pas régler les heures de travail effectuées. La première question que vous devez vous poser est : que disent mes Conditions Générales de Vente ? Sans CGV, il semble difficile de vous protéger face aux demandes abusives d’un client.
Vos CGV doivent être claires en cas d’annulation en cours de commande et sur vos conditions de remboursement. C’est à vous de choisir vos conditions et le client est libre de les accepter. En règle générale, si le client met un terme au contrat, ce dernier s’engage à régler le montant des heures/jours travaillés. L’acompte n’est généralement pas resitué, il est considéré comme un dédommagement.
Si vos CGV sont bien rédigés, vous n’aurez aucune question à vous poser lorsque vous aurez un litige ! Vous n’aurez qu’à appliquer ces dernières et rembourser votre client en conséquence si besoin. À condition que votre client ait signé et retourné votre devis ainsi que vos conditions générales de vente.
Comment gérer un remboursement client après une erreur de paiement ?
Les erreurs arrivent même au meilleur ! Les erreurs de paiement arrivent… Trop-perçus, facture réglée deux fois … Comment faire face à ces situations ? Si votre client est un client régulier, vous pouvez effectuer un avoir qui sera déduit de votre prochaine facture. Si votre client souhaite un remboursement, vous devez l’effectuer.
Dans tous les cas vous devez créer une facture d’avoir qui suit la numérotation actuelle et qui porte les mentions suivantes :
– Mention « avoir »
– Numéro de facture auquel se réfère l’avoir
– Le montant HT ou TTC de l’avoir
– Inutile de noter le montant à régler puisqu’il n’y aura pas de règlement à la suite de cette facture
– Vous pouvez indiquer les modalités de l’avoir : déduction sur prochaine facture, remboursement par chèque/virement bancaire…
Pour terminer, si vous avez un litige avec un client, prenez le temps d’échanger avec ce dernier afin de garder de bonnes relations commerciales. Nous espérons que cet article vous aidera à y voir plus clair sur les remboursements clients.
